Zeitfresser im Kindergarten-Alltag erkennen und vermeiden

Im hektischen Alltag von Kindergärten und Kitas ist Zeit oft knapp bemessen. Leitungspersonen, Erzieherinnen und Erzieher stehen vor der Herausforderung, ihre Zeit effizient zu nutzen, um den Bedürfnissen der Kinder und den organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden. Häufig sind Zeitfresser der Grund für Stress und Zeitmangel. Wie man die neun häufigsten Zeitfresser erkennt und verbannt, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Zeitfresser Nummer 1: Ständiges Suchen

Ob bei Bastelprojekten oder während der Arbeit im Büro, die Suche nach Materialien oder Informationen kostet Zeit und strapaziert die Nerven. In den seltensten Fällen ist Unordnung der Grund für die Suchaktionen.

Tipp: Eine gezielte Vorbereitung und praktische Alltagshelfer wie eine Schürzentasche oder ein Rollwagen mit den wichtigsten Bastelmaterialien oder Unterlagen können helfen, die vorhandene Zeit zielführend zu nutzen.

Zeitfresser Nummer 2: Telefonate und E-Mails in der Dauerschleife

Immer und überall erreichbar sein, das ist gerade für Leitungspersonen in Kindergarten und Kita einer der größten Zeitfresser. Der ständige Blick in das E-Mail-Postfach, immer mit dem Drang, keine wichtige Mail zu verpassen und das ständige Klingeln des Telefons erschweren die konzentrierte Arbeit an anderen Aufgaben.

Tipps:

• Definieren Sie klare Bürozeiten und kommunizieren Sie diese deutlich im Team. Nutzen Sie während dieser Zeiten den "Nicht-stören"-Modus oder schließen Sie die Bürotür, um ungestört arbeiten zu können.
• Delegieren Sie Aufgaben und leiten Sie das Telefon während Ihrer Bürozeiten weiter.

Zeitfresser Nummer 3: Unstrukturierte Tages- und Wochenplanung:

Eine gut durchdachte Tages- und Wochenplanung ist der Schlüssel zu einem effizienten Erzieheralltag. Leitungspersonen sollten sicherstellen, dass genügend Zeit für pädagogische Aktivitäten, Teambesprechungen und administrative Aufgaben eingeplant ist. Die Nutzung von Planungstools kann dabei helfen, den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen.

Tipp: Alltagshelfer wie To-do-Listen oder Wochenplaner helfen in Kombination mit Teamsitzungen für die Folgewoche dabei, den Überblick zu behalten und anstehende Aufgaben zu verteilen. 

Zeitfresser Nummer 4: Planlose Besprechungen

Teamsitzung, Elternbeiratswahl, Elternabend oder Mitarbeitergespräche, jede Besprechung benötigt Zeit. Das nicht nur in der Durchführung, sondern auch in der Vorbereitung. Um das bestmögliche Ergebnis aus dem jeweiligen Termin heraus zu erzeugen, sind klare Ziele und eine organisierte Durchführung notwendig.

Tipps:

• Planen Sie Meetings mit einer entsprechend strukturierten Agenda im Voraus.
• Begrenzen Sie die Dauer von Meetings und halten Sie sich an den Zeitplan.
• Setzen Sie klare Ziele für jede Besprechung und überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt.

Zeitfresser Nummer 5: Perfektionismus

Den perfekten Elternbrief schreiben, das Sommerfest perfekt organisieren, wer kennt das nicht? Viele Korrekturschleifen und endloses Überprüfen kosten Zeit und verbessern das bereits Getane nur unwesentlich.

Tipps:

• Setzen Sie realistische Ziele und akzeptieren Sie, dass nicht alles perfekt sein kann.
• Priorisieren Sie Aufgaben und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
• Lernen Sie, gute Ergebnisse zu erzielen, ohne sich in Details zu verlieren.

Zeitfresser Nummer 6: Prokrastination

Aufgaben aufschieben wird auch Prokrastination genannt. Die Gründe für das Aufschieben sind vielfältig. Die allgemeine Auslastung, fehlende Priorisierung oder auch einfach eine gewisse Unlust, sich jetzt gerade mit diesem Thema auseinanderzusetzen.

Tipps:

• Brechen Sie große Aufgaben in kleinere Teile auf, um den Arbeitsprozess zu vereinfachen.
• Setzen Sie sich realistische Deadlines und halten Sie sich daran.
• Belohnen Sie sich nach dem Erledigen von Aufgaben, um Motivation aufrechtzuerhalten.

Zeitfresser Nummer 7: Multitasking

Das Erledigen mehrerer Aufgaben gleichzeitig wird auch als Multitasking bezeichnet. Die Ergebnisse sind oft, auch durch den geringen Fokus auf die Einzelaufgaben, nicht optimal. Auch hier ist es wichtig, Prioritäten zu setzen und jede Aufgabe einzeln anzugehen.

Tipps:

• Identifizieren Sie dringende und wichtige Aufgaben mithilfe von Prioritäten.
• Nutzen Sie To-Do-Listen, um Aufgaben zu organisieren und den Überblick zu behalten.
• Beginnen Sie mit den wichtigsten Aufgaben, bevor Sie sich weniger dringenden widmen.

Zeitfresser Nummer 8: Alles selbst tun

Gepaart mit dem Perfektionismus wird aus dem Punkt „Alles selbst tun“ ein sehr großer Zeitfresser. Das Delegieren von Aufgaben und das Vertrauen in die Mitarbeitenden sind hier die wichtigsten Voraussetzungen, um Zeit effektiv einzusparen.

Tipps:

• Identifizieren Sie Aufgaben, die delegiert werden können, und weisen Sie sie qualifizierten Teammitgliedern zu.
• Schaffen Sie klare Kommunikationswege, um sicherzustellen, dass Delegiertes effektiv erledigt wird.
• Ermutigen Sie Teammitglieder zur Übernahme von Verantwortung und fördern Sie ihre Eigenständigkeit.

Zeitfresser Nummer 9: Kommunikationsprobleme

Das direkte Gespräch mit allen Beteiligten zu einem Thema gehört fest in die Organisation des Alltags. Das trifft sicher nicht nur auf Kindergärten und Kitas zu, sondern es betrifft alle Bereiche, in denen mehrere Menschen gemeinsam arbeiten. Hier kann es durch unterschiedliche Faktoren (fehlende Prozesse u.v.m) zu Herausforderungen kommen.

Tipps:

• Eine klare und effiziente Kommunikation im Team ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Regelmäßige Teammeetings und die Nutzung von digitalen Kommunikationstools können helfen, Informationen transparent zu teilen und den Informationsfluss zu optimieren.
• Klare Zuständigkeiten tragen dazu bei, dass Aufgaben effizient erledigt werden.

Weitere Tipps zu Organisation und Zeitmanagement gibt es in unserem Beitrag "Erzieher-Alltag organisieren leicht gemacht"